Câu hỏi tiếng Anh cho buổi trao đổi đầu tiên với khách hàng
Khách nói “We need a better booking system.” Bạn hiểu từng từ mà vẫn chưa biết họ muốn sửa gì. Có thể hai nhóm hay đặt trùng giờ, hoặc khách phải đợi lâu mới được xác nhận. Một câu như “What tends to go wrong when someone makes a booking?” giúp bạn biết họ đang vướng ở đâu.
Trong buổi trao đổi để tìm hiểu nhu cầu của khách hàng (discovery call), bạn có thể hỏi họ đang làm thế nào, gặp khó khăn gì và muốn cải thiện điều gì. Hai bài đóng vai dưới đây dành cho người đã giao tiếp cơ bản bằng tiếng Anh và muốn luyện cách hỏi tiếp dựa trên câu vừa nghe. Các nhóm câu hỏi tìm hiểu nhu cầu trên Salesforce Trailhead (tiếng Anh).
Trong mỗi bài, đọc gợi ý tiếng Việt và nói thành tiếng một câu hỏi tiếng Anh. Rồi đọc lời khách đáp ngay bên dưới để làm tiếp lượt sau. Đến cuối bài mới xem hội thoại mẫu. Nếu tập cùng đồng nghiệp, hãy đổi vai khi làm lại và để người đóng vai khách tự thay một chi tiết trong câu trả lời.
Bài 1. Hai nhóm đặt cùng một phòng, cùng một giờ
Bạn đang nói chuyện với người quản lý một studio cho thuê phòng tập. Họ vừa nói “We need a better booking system.”
- Hỏi khách kể lại từng bước xác nhận một lượt đặt phòng.
Khách: A group messages us. Someone at the front desk checks the shared calendar and confirms the booking. Sometimes we double-book a room. - Hỏi về lần gần nhất họ đặt trùng lịch.
Khách: On Tuesday, two of us checked the calendar at the same time. We both booked Room 2 for six that evening. - Hỏi chuyện gì xảy ra khi hai nhóm đến.
Khách: One group had to wait half an hour for another room. - Hỏi họ dựa vào đâu để biết cách đặt phòng mới có hiệu quả.
Khách: We’d track how many double bookings we get each week.
Hội thoại mẫu
Bạn: Can you walk me through how you confirm a booking?
Khách: A group messages us. Someone at the front desk checks the shared calendar and confirms the booking. Sometimes we double-book a room.
Bạn: You mentioned double bookings. Can you tell me about the last one?
Khách: On Tuesday, two of us checked the calendar at the same time. We both booked Room 2 for six that evening.
Bạn: What happened when the groups arrived?
Khách: One group had to wait half an hour for another room.
Bạn: How would you tell if the new booking process was working?
Khách: We’d track how many double bookings we get each week.
Walk me through là cách nhờ khách kể lại từng bước họ làm. Ở lượt 2, the last one nhắc đến lần trùng lịch gần nhất. Khi nghe khách kể về lần đó, bạn biết hai người đã cùng xem lịch và cùng xác nhận một khung giờ. Nếu ở lượt đầu khách chỉ kể các bước, hãy hỏi “What tends to go wrong during that process?” rồi xin một ví dụ.
“What happened when the groups arrived?” để khách tự kể chuyện đã xảy ra. Họ có thể nói một nhóm phải đợi, bỏ về hoặc đổi giờ. Đến lượt cuối, khách cho biết họ muốn theo dõi số lần trùng lịch mỗi tuần. Nếu họ quan tâm hơn đến thời gian khách phải chờ, hãy ghi lại tiêu chí đó.
Bài 2. Khách cần xem bản nháp vào thứ Năm
Bạn đang trao đổi với một cửa hàng đồ gốm về trang đăng ký lớp học làm gốm. Khách nói “We need a draft by Thursday.”
- Hỏi bản nháp cần có những gì để khách góp ý.
Khách: We need to see the class schedule and how someone would sign up. - Hỏi người xem có cần điền và gửi biểu mẫu được ngay trong bản nháp không.
Khách: A mock-up is fine for now. We just need to see what people would have to fill in. - Hỏi họ cần nhận bản nháp muộn nhất lúc mấy giờ thứ Năm.
Khách: By noon. We’re reviewing it as a team after lunch. - Dựa vào câu trả lời của khách, nhắc lại bản nháp cần có những gì và họ cần nhận khi nào. Hỏi xem mình hiểu đúng chưa.
Khách: Exactly.
Hội thoại mẫu
Bạn: What do you need to see in the draft so you can give us feedback?
Khách: We need to see the class schedule and how someone would sign up.
Bạn: Do people need to be able to fill out and submit the form in this draft?
Khách: A mock-up is fine for now. We just need to see what people would have to fill in.
Bạn: What time on Thursday do you need it by?
Khách: By noon. We’re reviewing it as a team after lunch.
Bạn: So you need the class schedule and a mock-up of the sign-up form by noon on Thursday. Have I got that right?
Khách: Exactly.
Trong tình huống này, a mock-up of the form là bản minh họa cho thấy người đăng ký sẽ phải điền những gì. Khi bạn nhắc lại cả nội dung bản nháp lẫn giờ gửi, khách có thể sửa ngay chỗ bạn nghe nhầm. By noon nghĩa là muộn nhất 12 giờ trưa. Nếu hai bên ở khác múi giờ, hãy hỏi thêm “Is that noon your time?” rồi ghi rõ múi giờ. Video luyện cách kiểm tra mình đã hiểu đúng của British Council (tiếng Anh).
Đổi một chi tiết rồi hỏi lại
Ở bài 1, thử để khách nói “Sometimes the room isn’t ready when the group shows up.” Hỏi họ kể về lần gần nhất, rồi hỏi nhóm thuê phòng đã làm gì lúc đó. Ở bài 2, thử đổi lời mở đầu thành “By Thursday, if possible.” Bạn có thể hỏi “Is Thursday a firm deadline?” Nếu khách nói thứ Sáu cũng được, hãy chốt lại ngày và giờ họ cần bản nháp.
Khi đối chiếu với hội thoại mẫu, xem câu của bạn có bám vào điều khách vừa nói và hỏi đúng thông tin còn thiếu không. “Could you take me through how you confirm bookings?” cũng hợp với lượt đầu ở bài 1.
Nếu có câu bạn cứ phải dừng lại nghĩ, hãy ghi tình huống và điều muốn hỏi bằng tiếng Việt ở mặt trước thẻ, rồi ghi một câu hỏi tiếng Anh mẫu ở mặt sau. Hãy nói câu của bạn trước khi lật thẻ. Quay lại ôn sau vài ngày để tập nhớ lâu hơn. Khi đã quen, đổi một chi tiết trong tình huống và thử đặt câu hỏi mới. Cách viết thẻ để luyện chủ động nhớ lại.
Hai tình huống giả định được viết riêng cho bài tập này với sự hỗ trợ của AI.